エクセルでプルダウンを作成する方法をご紹介します。
エクセルのシートで
セルにカーソルを合わせると
セルの右端に下向きの三角がでてきて
三角をクリックすると下にいくつかの選択肢が表示される、
この機能を「プルダウン」や「ドロップダウン」といいますが、
プルダウンが設定されていると
ばらばらな表現になりがちなカテゴリーをきれいに統一できますし
選ぶだけで表示されるので
入力の手間も省けるし、入力間違いも防げるというものです。
ここでは、
２つの方法をご紹介しましょう。
エクセルでプルダウンを作成する方法と削除する方法
プルダウンメニューに、
「国語」「数学」「英語」
の３つの言葉を選択できるように設定してみましょう。
《プルダウンの設定》
１．【データ】タブをクリックし、
【データの入力規則】をクリックしてください。
【データ】タブは、一番上の列に表示されていて
【ファイル】【挿入】【ページレイアウト】・・・と続いています。
２．【データの入力規制】をクリックして
下に表示が出てくる３つのうちの一番上、【データの入力規制】をクリックしてください。
３．あらわれたダイアログボックスの最初のタブ【設定】で
【入力値の種類】を【リスト】に変更してください。
４．選択したら、すぐ下の【データ】はとばして【元の値】を設定していきます。
ここに、「国語」「数学」「英語」を入力しますが、それぞれを半角のコンマ【,】でくぎってください。
国語,数学,英語
と入力したら、OKをクリックして完了です。
セルの右端に表示された▼をクリックすると
国語
数学
英語
と縦に表示されていれば成功です。
区切るのを半角コンマにしないと、横一列に表示されたり、
空白が含まれていると、表示がずれたりします。
意外なのが、削除方法。
キーボードのデリートでは、データの表示は消えますが、
プルダウンの設定は消えません。
セルを選択し、セルの上にカーソルをあわせたうえで右クリックし、
削除してください。
または、設定したときのダイアログボックス（上の説明の４番）
国語、数学、英語と入力した画面で
左下に「すべてクリア」というボタンがありますので、
これをクリックすると設定が消えます。
エクセルでプルダウンのデータを別シートに設定する方法
さきほどの例題では３つの単語を選択できるようにしましたが、
もし10件、20件とか、
たとえば都道府県全部とか、
選択する単語がたくさんあるときはどのようにするとよいでしょうか。
《別シートのデータを参照する方法》
１．シート１のA1のセルから縦に、１から10までの数字を入力します。
２. この１から１０（つまりA1からA10）をカーソルをドラッグして選択（範囲指定）します。
３．この状態ですぐ上の名前ボックス（数式ボックスの左側。今の状態では「A1」と表示されているハズ）をクリックしてください。
４．ここに「数字」と入力してEnterキーを2回押すと、「数字」という文字は名前ボックスの真ん中に表示されます。
※注 1回Enterを押しただけでは、文字を確定しただけなので、名前を確定したことにはなりません。
５．これでA1からA10に「数字」という名前がつきました。
６．シート２を開き、A1にプルダウンを設定してみましょう。
７．さきほどと同じように、【データ】タブの【データの入力規制】を開き
設定で【リスト】を選択します。
８．あらわれた【元の値】に【＝数字】と入力してください。
この【＝】は半角です。
９．セルを確認し、右端の▼をクリックして１から10の数字が表示されれば設定成功です。
いくつものカテゴリーがあって、それぞれにプルダウンを設定するときなど、
別のシートにデータだけを入力しておけば、
作成したシートはごちゃごちゃせずに済みますね。
エクセルでプルダウン作成 セルに名前をつけて管理する
名前の設定にはほかの方法もあります。
１．上の説明のとおり
２．上の説明のとおり
３．この状態で、【数式】タブをクリックし、【名前の管理】をクリックします。
４．【新規】をクリックすると小さなダイアログボックスがあらわれ、そこで名前を付けることができます。
このとき、一番下に、すでに選択しているA1からA10 の範囲指定がされていることを確認してください。
５．以下同文です。
名前を削除するのもこの【名前の管理】からすることができます。
まとめ
プルダウンの設定は、
少しエクセルを使うようになると、必ず必要になってきます。
覚えてしまえば簡単ですので、
ぜひマスターしてくださいね。
実は私も今回はじめて「名前の管理」というものを学びました。
エクセルは昨日がたくさんありますので
まだまだ勉強中です。
ピボットテーブル データソースの参照がただしくない？
や
エクセルで使わない部分のセルをグレーにする方法は？
もご参考になればと思ってご紹介しています。
ほかにもまた習得したときは、
ご紹介していきますね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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